Datenschutz

Zwei Rollen, getrennt gehalten

Für dein Konto und deine Rechnungsdaten sind wir selbst verantwortlich. Für alles, was du in deiner Instanz einträgst, sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO: Verantwortlich bist dann du, wir handeln nur auf deine Weisung. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu steht unter pipely-crm.de/avv; er ist Bestandteil des Nutzungsvertrags und gilt ab dessen Abschluss, ohne dass du ihn anfordern musst.

Diese Website

Beim Aufruf von pipely-crm.de verarbeitet unser Betreiber Vercel technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Adresse, Browserkennung), um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Werbedienste setzen wir nicht ein. Die Schriften liefern wir selbst aus, dein Browser ruft dafür nichts bei Google ab. Zur Reichweitenmessung fragen wir dich; ohne deine Zustimmung wird nichts geladen (siehe nächster Abschnitt).

Reichweitenmessung auf dieser Website

Wir möchten wissen, welche Seiten gelesen werden und über welchen Weg jemand hierher findet. Dafür nutzen wir Google Analytics 4, eingebunden über den Google Tag Manager. Verarbeitet werden dabei aufgerufene Seiten, Verweisquelle, ungefährer Standort aus der gekürzten IP-Adresse, Gerät und Browser sowie eine Kennung in einem Cookie, die deinen Besuch wiedererkennt. Deinen Namen kennen wir dabei nicht.

Das passiert nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Solange du nicht zugestimmt hast, wird der Google Tag Manager nicht geladen: Es geht kein Aufruf an Google und es wird kein Cookie gesetzt. Deine Entscheidung merken wir uns ein halbes Jahr in einem eigenen Cookie und fragen dann erneut. Ändern kannst du sie jederzeit über „Messung“ in der Fußzeile.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Dublin. Eine Übermittlung in die USA an Google LLC lässt sich nicht ausschließen; Grundlage sind Standardvertragsklauseln und der EU-US Data Privacy Framework, dem Google beigetreten ist. Werbe- und Personalisierungsfunktionen sind abgeschaltet und bleiben es, solange wir dich nicht ausdrücklich danach fragen.

Google misst in der Anwendung nicht. Hinter der Anmeldung läuft weder Google Analytics noch der Tag Manager. Was du in deiner Instanz tust, welche Kontakte und Vorgänge du öffnest, erfährt Google nicht.

Wir selbst führen dort einen schlichten Zähler: je Tag, Instanz und Bereich eine Zahl, damit wir sehen, ob und wo der Dienst benutzt wird. Gespeichert wird nur diese Summe. Kein Cookie, keine Kennung im Browser, keine IP-Adresse, kein Konto und keine einzelne Zeile je Aufruf: Wer wann was angesehen hat, steht dort nicht und lässt sich auch nicht rekonstruieren. Weil nichts auf deinem Gerät gespeichert oder gelesen wird, braucht es dafür keine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für Instanzdaten im Rahmen des Auftrags).

Konto und Anmeldung

Für ein Pipely-Konto speichern wir Name, E-Mail-Adresse, ein verschlüsseltes Passwort, den Bestätigungsstand, deine Rolle und die letzte Anmeldung. Zu jeder angemeldeten Sitzung gehören IP-Adresse und Browserkennung; unter „Mein Konto“ siehst du deine Geräte und kannst die übrigen beenden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

Eigene Cookies setzen wir vier: die Sitzung, den Kurznamen der zuletzt geöffneten Instanz, das gewählte Erscheinungsbild und deine Entscheidung zur Reichweitenmessung. Alle vier sind technisch notwendig oder von dir selbst gewählt und brauchen deshalb keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Zum Beobachten dient keines. Die Cookies von Google Analytics kommen nur hinzu, wenn du zugestimmt hast.

Daten in deiner Instanz

Was du in Pipely einträgst, gehört dir: Kontakte, Unternehmen, Vorgänge, Belege, Aufgaben mit Unteraufgaben und Kommentaren, Verlaufseinträge, Termine und Dateien. Wir verarbeiten diese Daten in deinem Auftrag, um den Dienst bereitzustellen, und werten sie nicht für eigene Zwecke aus. Zugriff haben die Mitglieder deiner Instanz und, für Wartung und Hilfe, ein kleiner Kreis von Mitarbeitenden der BrickUp GmbH; ein solcher Zugriff ist in der Instanz durch ein Banner sichtbar und wird protokolliert.

Hochgeladene Dateien liegen in derselben Datenbank wie der Rest, nicht bei einem weiteren Anbieter. Ein Verlaufseintrag hält fest, wer ihn geschrieben hat und wer zuständig ist, damit im Team nachvollziehbar bleibt, was passiert ist.

Mails, die Pipely verschickt

Notwendige Mails gehen in jedem Fall raus: Einladung, Bestätigung der Adresse, Passwort zurücksetzen. Dazu kommen Mitteilungen aus der Arbeit: wenn dich jemand mit @ erwähnt oder dir eine Aufgabe zuweist. Diese beiden kannst du unter „Mein Konto“ einzeln abschalten; die Glocke in der Anwendung bleibt davon unberührt.

Über jeden Versand führen wir ein Protokoll mit Zweck, Empfänger, Status, Nachrichtenkennung und Zeitpunkt. Es dient der Diagnose („ist die Einladung angekommen?“) und verhindert Doppelversand. Nach sechs Monaten wird die Zeile vollständig gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO, bei Mitteilungen aus einer Instanz zusätzlich Art. 28.

Anfragen, die du weiterleitest

Leitest du eine Anfrage an deine Eingangsadresse weiter, macht Pipely daraus einen Kontakt, eine Firma und eine Karte. Dafür speichern wir Absender, Betreff und den Nachrichtentext und lassen die Mail von einem Sprachmodell auswerten. Einen Zugang zu deinem Postfach brauchen wir dafür nicht: Wir sehen nur, was ausdrücklich weitergeleitet wird.

Bearbeitete und liegengebliebene Anfragen löschen wir nach sechs Monaten, Werbung und Fehlversuche nach 30 Tagen. Was du daraus gemacht hast, bleibt erhalten.

Wenn ein Sprachmodell hilft

An vier Stellen arbeitet ein Modell von Anthropic mit: beim Einlesen einer Preisliste als PDF, beim Zuordnen der Spalten einer Import-Datei (dafür gehen die Kopfzeile und fünf Beispielzeilen mit), beim Erkennen einer weitergeleiteten Anfrage und beim Zugang eines Assistenten über MCP. Übertragen wird jeweils nur der nötige Ausschnitt. Zum Training wird er nicht verwendet. Vertragspartner ist Anthropic Ireland, Limited; die Verarbeitung findet im EWR statt, weitere Verarbeitung durch Unterauftragsverarbeiter von Anthropic ist nach Maßgabe des dortigen Auftragsverarbeitungsvertrags möglich.

Zugang für Assistenten

Du kannst einem Programm, heute etwa der Claude-App, den Zugang zu genau einer deiner Instanzen erlauben. Von dem Zugang speichern wir nur einen Hashwert, dazu Instanz, Person, Programm, Ablauf und letzte Nutzung. Der Schlüssel selbst wird einmal angezeigt und nie gespeichert. Zugänge, die über die Anmeldung eines Assistenten entstehen, laufen nach 30 Tagen ab; ein Schlüssel, den du selbst in den Einstellungen ausgibst, gilt bis zu deinem Widerruf. Der Widerruf wirkt sofort. Was der Assistent darf, ist eng begrenzt: lesen und anlegen, kein Löschen, kein Ändern.

Newsletter und Produktpost

Hinweise auf neue Funktionen bekommst du nur mit ausdrücklicher Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 UWG). Wir halten dazu Zeitpunkt und Quelle der Einwilligung fest, ebenso einen Widerruf. In die Werbeliste unseres Versanddienstleisters kommt eine Adresse erst nach Bestätigung und nur mit Einwilligung. Die Kontakte aus deiner Instanz gehen dorthin nie: Sie sind unsere Adressaten nicht.

Dienstleister

• Vercel: Betrieb der Anwendung. Die Serverfunktionen laufen in Frankfurt am Main, der Anbieter sitzt in den USA.
• Neon: Datenbank, Region Frankfurt am Main (eu-central-1). Vertragspartner ist Databricks, Inc. (Neon, LLC), USA.
• Brevo: Versand und Empfang der E-Mails sowie die Werbeliste. Vertragspartner ist die Brevo GmbH, Berlin; die Rechenzentren stehen in Frankreich.
• Anthropic: Sprachmodell für die vier oben genannten Fälle. Vertragspartner Anthropic Ireland, Limited, Verarbeitung im EWR.
• Google: Reichweitenmessung dieser Website, nur mit deiner Einwilligung. Irland, mit möglicher Übermittlung in die USA. In der Anwendung nicht eingebunden.
• Hostinger: unsere eigenen Postfächer und Weiterleitungen. EU.
• OpenPLZ: Ort zur Postleitzahl und Straßenvorschläge. Übertragen wird nur die Postleitzahl und der angefangene Straßenname, kein Name und keine Hausnummer.

Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung. Wird in ein Drittland übermittelt, halten wir Kapitel V der DSGVO ein: Wo ein Angemessenheitsbeschluss besteht (etwa das EU-US Data Privacy Framework), stützen wir uns darauf, sonst auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und, wo nötig, ergänzende Schutzmaßnahmen.

Aufbewahrung

Deine Daten bleiben, solange die Instanz besteht. Kündigst du, bleibt sie 90 Tage lesend zugänglich, damit du alles ausleiten kannst; danach löschen wir die produktiven Daten. Sicherungskopien werden anschließend im üblichen Zyklus überschrieben und spätestens 30 Tage nach dieser Löschung entfernt. Darüber hinaus gelten feste Fristen:

• Versandprotokoll: sechs Monate, dann wird die Zeile gelöscht.
• Weitergeleitete Anfragen: sechs Monate, Werbung und Fehlversuche 30 Tage.
• Protokoll über Eingriffe des Betreibers: Herkunft (IP, Gerät) zwölf Monate, der Eintrag selbst bleibt.
• Zugänge für Programme: aus der Anmeldung eines Assistenten 30 Tage, danach Nachlauf und Löschung; selbst ausgegebene Schlüssel bis zum Widerruf.
• Reichweitenmessung: 14 Monate bei Google, deine Entscheidung dazu ein halbes Jahr bei uns.
• Belege: Solange die Instanz besteht, löscht Pipely sie nicht von selbst; eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nur stornieren, nicht löschen. Für die gesetzliche Aufbewahrung deiner Geschäftsunterlagen (§ 147 AO, § 14b UStG; die Frist hängt von der Art der Unterlage ab) bist du verantwortlich, nicht wir: Vor der Löschung deiner Instanz kannst du sie vollständig ausleiten, eine Archivierung für dich übernehmen wir nach Vertragsende nicht.

Löschst du dein Konto, bleiben Belege und Verlaufseinträge der Instanz stehen: Sie gehören dem Betrieb, nicht dem einzelnen Zugang. Dein Name an diesen Einträgen entfällt.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragung und Widerspruch verlangen. Eine E-Mail an kontakt@brick-up.com genügt. Außerdem steht dir eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde offen, für uns ist das der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.